Các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng Fast Accounting

Bài 2: Các công việc phải chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán Fast
Các bước chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting là công việc rất quan trọng. Việc chuẩn bị cẩn thận giúp cho việc khai thác thông tin sau này dễ dàng và hiệu quả, tránh việc phải sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần. Kế toán Hà Nội hướng dẫn bạn các công việc phải chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán Fast như sau:
1. Xác định các yêu cầu về quản lý
Để lên được báo cáo thì cần phải xác định được thông tin gì cần phải cập nhật và thông tin nào để phục vụ cho báo cáo nào.Chính vì thế, bước xác định các yêu cầu rất quan trọng. Trong bước này bạn cần thực hiện việc:
– Liệt kê các báo cáo cần phải có ở hiện tại cũng như trong tương lai.
– Liệt kê các quy trình xử lý số liệu.
2. Nghiên cứu cách tổ chức, xử lý thông tin của phần mềm Fast
Việc xác định rõ các yêu cầu về quản lý cùng với việc nắm rõ cách tổ chức và xử lý thông tin của phần mềm Fast sẽ giúp cho bạn tổ chức thông tin và quy trình xử lý thông tin một cách phù hợp và tiện lợi nhất.
– Đầu tiên bạn phải nắm rõ các phân hệ trong fast và nghiệp vụ của từng phân hệ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Bạn cần hiểu được các thông tin trên màn hình nhập liệu thông tin đầu vào và biết được chúng xử lý như thế nào.
– Fast Accounting quản lý các đối tượng nào và mỗi đối tượng ấy tương ứng với các danh mục từ điển nào.
– Phải xác định xem liệu phần mềm có thể hỗ trợ một phần nào đó để có thể lên được các báo cáo cần thiết không? Phần mềm có thể kết xuất dữ liệu ra EXCEL để lên được báo cáo không?
– Xác định được các tham số tuỳ chọn, các tham số hệ thống của Fast Accounting và cách sử dụng chúng.
3. Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin
Ở bước này, ta phải xác định thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục vụ việc , thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục tiểu khoản và tài khoản,…
4. Xây dựng các danh mục từ điển
Các danh mục từ điển cần xây dựng gồm có:
+ Danh mục đơn vị cơ sở.
+ Danh mục tiền tệ.
+ Danh mục TSCĐ.
+ Danh mục trường tự do.
+ Danh mục khách hàng.
+ Danh mục nhà cung cấp.
+ Danh mục tài khoản, tiểu khoản.
+ Danh mục vụ việc.
+ Danh mục bộ phận kinh doanh.
+ Danh mục kho hàng.
+ Danh mục thuế suất.
+ Danh mục hợp đồng mua/bán,
+ Danh mục khế ước vay.
+ …
Sau khi xác định được các danh mục từ điển, bạn thực hiện việc sau:
+ Liệt kê danh sách các mục của từng danh mục từ điển.
+ Xác định cách thức mã hoá của từng danh mục từ điển.
– Xác định được mã hóa như thế nào để lên được các báo cáo cần thiết, đảm bảo phục vụ được công tác quản lý đồng thời dễ sử dụng, dễ nhớ.
– Khi mã hóa cần chú ý đến trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.
– Các điểm chú ý khi mã hóa 1 danh mục từ điển bạn có thể xem tại đây.
+ Xác định cách thức phân nhóm, phân loại các danh mục từ điển để lên được các báo cáo cần thiết.
5. Xác định và khai báo các tham số tuỳ chọn, các tham số hệ thống
+ Xác định được định kỳ lưu trữ số liệu.
+ Khai báo các thông tin chung của doanh nghiệp như mã số thuế, tên, địa chỉ,…
+ Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường đơn giá, tiền ngoại tệ, số lượng…

+ Khai báo đồng tiền hạch toán, năm tài chính.
6. Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính
– Ngày 1/1 thường là ngày bắt đầu nhưng có thể là ngày bất kỳ trong năm tùy thuộc vào từng đặc thù của từng doanh nghiệp.
7. Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ
– Nhập thời gian của số tồn kho, của số dư của tài khoản, của khách hàng vào hệ thống.
8. Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh luỹ kế
+ Xác định số tồn kho và số dư đầu kỳ của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm.
+ Xác định số dư đầu kỳ của các tài khoản, của khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác.
+ Xác định các số phát sinh luỹ kế của các các vụ việc, của tiểu khoản đối với các doanh nghiệp có sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế.
+ Xác định số liệu liên quan đến TSCĐ như giá trị còn lại, giá trị khấu hao, nguyên giá,…
9. Xác định danh sách người sử dụng Fast Accounting, công việc, phân quyền của từng người
+ Liệt kê danh sách các người sử dụng, quy định tên truy nhập chương trình và phân quyền truy nhập vào các chức năng cần thiết của từng người trong chương trình.

Sau khi, thực hiện xong các bước chuẩn bị bạn có thể bắt tay vào sử dụng phần mềm kế toán. Nếu bạn không thể tự học phần mềm kế toán Fast, Misa. Hãy tham gia khóa học phần mềm kế toán Fast, Misa của Kế Toán Hà Nội. Bạn sẽ được thực hành thực tế trên phần mềm với các chứng từ hóa đơn thực tế.

Chúc các bạn thành công!

Ý kiến bạn đọc (0)

© 2016 Tập Đoàn Kế Toán Hà Nội. Thiết kế Website bởi Kế toán hà nội.