Hướng dẫn thực hiện mã hóa danh mục từ điển trong Fast

Hướng dẫn thực hiện mã hóa danh mục từ điển trong Fast
Đánh giá bài viết

Các điểm cần lưu ý khi thực hiện mã hóa một danh mục từ điển trong Fast Accounting

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

+ Mã được sử dụng phải dễ nhớ để tiện cho việc tra cứu và cập nhật sau này.

+ Mã là duy nhất trong danh mục không được trùng lặp.

+ Khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm để đề phòng trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian.

Hệ thống mã hóa phải được xây dựng thật tiện lợi, tối ưu cho việc xử lý và lên các báo cáo. Đây là hướng dẫn cách xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục trong Fast tối ưu nhất:

Cách 1: Dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001.

+ Ưu điểm:

  • Phương pháp này thường được áp dụng trong trường hợp số lượng danh điểm lớn.
  • Các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở dưới cùng khi liệt kê theo vần ABC giúp ta dễ dàng quan sát các danh điểm mới tạo.

Cách 2: Mã hóa theo các dễ gợi nhớ đến tên danh điểm

Ưu điểm:

+ Phương pháp này áp dụng khi số lượng danh điểm không nhiều.

+ Tên các danh điểm dễ gợi nhớ giúp người sử dụng dễ hiểu vấn đề.

Ví dụ: Ta có thể mã hóa công ty theo tên của công ty ấy cho dễ nhớ như Công ty kế toán Hà Nội có mã là ketoanHaNoi.

Cách 3: Chia mã thành các nhóm khác nhau và mỗi nhóm có thể chia thành nhiều cấp khác nhau.

Ưu điểm:

+ Phương pháp này áp dụng tùy theo nhu cầu sử dụng dữ liệu của công ty, doanh nghiệp.

+ Dễ tìm kiếm theo nhóm, theo khu vực.

Ví dụ: Với công ty có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm mã theo tỉnh/thành phố như các khách hàng ở khu vực Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, ở Đồng Nai thì bắt đầu bằng ĐN.

Cách 4: Xây dựng một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số còn lại phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

Cách này áp dụng khi doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty.

Chú ý:

+ Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

+ Không nên để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác.

Ví dụ: Không được để mã  KTHN và KTHN1 mà phải để mã là KTHN1 và KTHN2.

Ý kiến bạn đọc (0)

© 2016 Lớp học kế toán tổng hợp. Thiết kế Website bởi Kế toán hà nội.