Một số thủ thuật excel thường dùng cho kế toán

Một số thủ thuật excel thường dùng cho kế toán
Đánh giá bài viết

Một số thủ thuật excel cho kế toán

Excel là phần mềm mà bất kỳ kế toán nào cũng phải thành thạo vì yêu cầu công việc của kế toán hầu hết đều phải làm sổ sách trên excel. Vì thế, Kế Toán Hà Nội xin chia sẻ với bạn kinh nghiệm hay về excel trong kế toán như sau:
1. Sắp xếp dữ liệu trong cột của Excel
Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong một cột của Excel, đôi khi bạn sẽ thấy Excel sắp xếp không đúng ví dụ như khi bạn sắp xếp từ cao xuống thấp bạn sẽ thấy con số 85.5 nằm dưới số 85. Ðể khắc phục lỗi sắp xếp giá trị trong cột không đúng, bạn làm như sau:
B1: Click trên đầu cột mà bạn muốn sắp xếp.
B2: Vào menu Format –> Cell.
B3: Trong hộp thoại format cell, chọn tab Number và click trên General category.
B4: Sắp xếp lại cột đó.
2. Cách chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng. Nhưng bạn không biết cách chuyển đổi, hãy xem hướng dẫn chuyển cột thành dòng và ngược lại của Kế Toán Hà Nội:
B1: Chọn bảng.
B2: Chọn Edit -> Copy.
B3: Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
B4: Chọn Edit -> Paste Special.
B5: Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
3. Xem cú pháp hàm Excel
Nếu như bạn chưa biết hết các hàm trong Excel, hoặc bạn không nhớ hết được cú pháp các hàm trong Excel.
B1: Bạn chọn menu Insert –> Function.
B2: Hộp thoại Paste Function xuất hiện, bạn có thể chọn hàm muốn sử dụng ở đây một cách chính xác.
4. Tìm kiếm trong Excel
Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại này trong Excel. Khung hội thoại Find trong Word và Excel có phần khác nhau. Giả sử bạn cần tìm tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Chọn Edit -> Find (hoặc nhấn <Ctrl>-F). Gõ SUM vào khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục “Find entire cells only”. Nhấn Find Next để tiếp tục.
– Chú ý:
+ Bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó.
+ Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(B1:B5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in.
5. Liên kết dữ liệu Excel và Word
Trong tài liệu mà bạn đang làm việc với Excel cần có một số nội dung mà nội dung đó giống như trong một tài liệu soạn thảo trong Word. Mà bạn muốn là khi thay đổi, chỉnh sửa nội dung thì cả hai nơi tài liệu Word và Excel cùng thay đổi. Bạn làm như sau :
– Chọn đoạn văn bản bạn muốn sao chép từ Word và Copy đoạn văn đó.
– Khởi động Excel, chọn nơi nào bạn muốn có đoạn text đó chọn Menu Edit -> Paste Special.
– Trong hộp thoại Paste Special xuất hiện, chọn mục Paste Link và chọn Microsoft Word Document Object từ list sau đó click OK.
6. Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.
B1: Sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra (dùng phím tắt Ctrl-C).
B2: Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhấp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang.
B3: Sau khi, lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Chú ý: Nếu muốn copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
7. Tạo hyperlink đến một tập tin mới
B1: Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh mà bạn muốn nó là một hyperlink rồi chọn mục hyperlink trong menu phụ xuất hiện.
B2: Dưới mục Link to… phía bên trái của hộp thoại xuất hiện, bạn bấm nút Create New Document.
B3: Nhập tên của tập tin cần tạo mới vào mục Name of new document, có thể nhập luôn cả đường dẫn để lưu tập tin vào mục này, nếu không thì bấm nút Change để chọn đường dẫn thư mục. Bên dưới mục When to Edit bạn chọn mục Edit the new document later nếu muốn nhập nội dung cho tập tin này vào lúc khác và bạn chọn mục Edit the new document now nếu muốn nhập nội dung cho tập tin ngay sau khi bạn nhấn OK để đóng hộp thoại (tập tin mới chính là một tập tin được lưu dưới dạng html do Excel tạo ra).

Hy vọng bài viết này giúp ích nhiều trong công việc của bạn. Nếu bạn có nhu cầu nâng cao nghiệp vụ kế toán trên excel thì có thể tham gia khóa học excel nâng cao dành cho kế toán của chúng tôi tại Hà Nội.

Ý kiến bạn đọc (0)

© 2016 Lớp học kế toán tổng hợp. Thiết kế Website bởi Kế toán hà nội.