Quy trình ghi sổ sách kế toán

Quy trình ghi sổ sách kế toán
5 (100%) 6 votes

Hướng dẫn về quy trình ghi sổ sách kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ tài chính, kinh tế đã phát sinh theo theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán trong năm.
Sổ kế toán gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Sổ kế toán tổng hợp gồm có sổ nhật ký và sổ cái. Số kế toán chi tiết gồm có sổ chi tiết và thẻ kế toán chi tiết.
Hiện nay, có 2 cách ghi sổ kế toán là ghi sổ kế toán bằng máy vi tính hoặc bằng tay. Dù bạn ghi sổ kế toán bằng cách nào thì bạn cũng phải thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo đúng quy định của luật kế toán. Về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký là quy định bắt buộc của nhà nước. Quy định đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết thì mang tính hướng dẫn. Các bước thực hiện ghi sổ kế toán như sau:
1. Mở sổ
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính hoặc ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng. Sổ kế toán phải dùng mẫu kẻ sẵn hoặc in sẵn, có thể để tờ rời hoặc đóng thành quyển. Các tờ sổ dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
+ Đối với sổ tờ rời: Phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ ở đầu mỗi sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán để đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. Các tờ rời trước khi sử dụng phải được người được uỷ quyền hoặc giám đốc doanh nghiệp ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.
+ Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng. Sổ kế toán phải được đánh số trang, giữa hai trang phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
2. Ghi sổ 
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý. Việc ghi sổ phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán.
Các hình thức kế toán doanh nghiệp có thể lựa chọn để thực hiện ghi sổ kế toán như sau:
+ Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ;
+ Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
+ Hình thức kế toán nhật ký chung.
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính.
+ Hình thức kế toán Nhật ký¬ Chứng từ (Chú ý: Hình thức này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp áp dụng theo quyết định 15)
Doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức kế toán phù hợp dựa trên đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán.
3. Khoá sổ
Kế toán viên phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, phải thực hiện việc khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc trong các trường hợp có yêu cầu của cơ quan nhà nước.

4. Sửa chữa sổ kế toán
– Ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì sửa chữa như sau:
+ Nếu phát hiện sai sót trước khi BCTC năm được nộp cho cơ quan nhà nước thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy tính; ¬
+ Nếu phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đã nộp cho cơ quan Nhà thì ngoài việc sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm có sai sót trên máy tính thì còn phải ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
+ Việc sửa chữa sổ kế toán khi được ghi bằng máy tính được thực hiện theo “Phương pháp ghi bổ sung” hoặc “Phương pháp ghi số âm”.
– Ghi sổ bằng tay thì sửa chữa theo các phương pháp sau:
+ Phương pháp ghi bổ sung
+ Phương pháp cải chính.
+ Phương pháp ghi đỏ (hay còn gọi là phương pháp ghi âm).

 

Ý kiến bạn đọc (0)

© 2016 Lớp học kế toán tổng hợp. Thiết kế Website bởi Kế toán hà nội.