Tài liệu học excel từ cơ bản đến nâng cao – Buổi 3

Tài liệu học excel từ cơ bản đến nâng cao – Buổi 3
Đánh giá bài viết

Tài liệu học excel từ cơ bản đến nâng cao – Buổi 3: Thao tác với ô và vùng

Phần 1:  Làm Quen Với Microsoft Excel 

Buổi 3: Thao tác với ô và vùng

1.Nhận dạng ô và vùng (cells, range)
– Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách).
– Địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là <tên cột>:<tên cột> , <số dòng>:<số dòng>.
Ví dụ: + Cột B thì được xác định là B:B.
            + Địa chỉ cả dòng 4 là 4:4. 

2. Chọn vùng
– Nếu dùng chuột, bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữ trái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng và thả chuột. Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím -> và phím mũi tên trỏ xuống để đến ô cuối của vùng và thả các phím.
– Chọn cả sheet hiện hành thì nhấn “Ctrl+A

– Chọn cả workbook thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn “Select All Sheets“.

3. Sao chép và di chuyển vùng

– Sao chép giúp ta nhân bản một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện.

4. Dán đặc biệt (Paste Special)

– Trong quá  trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special…  Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép đến và nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special…. hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng sau:

paste-excel

5. Chèn, xóa ô, dòng và cột
Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, dòng và cột.
Chèn ô trống trong excel: 

+ B1: Chọn các ô mà bạn muốn chèn các ô trống vào đó.

+ B2: Chọn Home ->Cells->Insert->Insert Cells
+ B3: Chọn lựa chọn phù hợp trong hộp thoại Insert
Chèn dòng  trong excel: 
B1: Chọn một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tương ứng phía trên các dòng này.
B2: Chọn Home-> nhóm Cells -> Insert -> Insert Sheet Rows .
Chèn cột:

B1: Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này.
B2: Chọn Home -> chọn nhóm Cells -> Insert -> Insert Sheet Columns. 
Xóa các ô, dòng và cột:
B1. Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa
B2. Chọn Home -> Cells -> Delete -> chọn kiểu xóa phù hợp.
Cách thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng :
– Độ rộng cột quy định từ 0 đến 255. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương tự, chiều cao của dòng qui định từ 0 đến 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột:
B1: Chọn dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng. 
B2: Chọn Home-> Cells -> Format -> Chọn lệnh phù hợp .
+ Row Height: chọn lệnh này để qui định chiều cao của dòng
+ AutoFit Row Height: chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung.
+ Column Width: chọn lệnh này để qui định độ rộng cột
+ AutoFit Column Width: chọn lệnh này Excel sẽ tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung.
+ Default Width: chọn lệnh này khi bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách chọn cả worksheet hay cả workbook trước khi thực hiện lệnh. 
Ngoài cách trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Muốn thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu  và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đến bên dưới số thứ tự dòng cho xuất hiện ký hiệu  và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xuống dưới để tăng chiều cao dòng.  
Cách nối nhiều ô thành một ô trong excel 
Khi nối nhiều ô thành một ô, nếu tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển hết dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa.
B1: Chọn các ô cần nối lại.
B2:  Chọn Home -> Alignment -> chọn Merge & Center. Để căn chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút căn chỉnh trong nhóm Algnment.  
Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô
Sau khi chuyển ô đã nối về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái.
B1. Chọn ô đang bị nối.
B2. Chọn Home -> Alignment -> chọn lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được.

Ý kiến bạn đọc (0)

© 2016 Lớp học kế toán tổng hợp. Thiết kế Website bởi Kế toán hà nội.